Veileder for medvirkning

​Metoden egner seg godt når man vil innhente informasjon fra en stor gruppe mennesker, og når det er behov for generell og representativ informasjon om innbyggernes meninger. Metoden fungerer også godt som forberedelsesaktivitet til andre metoder. Ved å sende ut forberedende spørsmål i forkant av en aktivitet, blir deltakerne mer forberedt til møtet og møtelederen får et innblikk i deltakernes svar og kan bedre tilpasse innholdet.  

Hensikt

En spørreundersøkelse har gjerne som hensikt å nå mange, både med informasjon og mulighet for å komme med ideer og innspill.  

Innsamlede data kan bli visuelt fremstilt gjennom kart, grafer og tabeller.  

Tidsbruk

Avhenger av undersøkelsens omfang. Antall deltakere: Valgfritt.  

Hensikt

En spørreundersøkelse har gjerne som hensikt å nå mange, både med informasjon og mulighet for å komme med ideer og innspill.  

Innsamlede data kan bli visuelt fremstilt gjennom kart, grafer og tabeller.

Gjennomføring 

Det finnes ulike verktøy som legger til rette for at en kan utforme, tilpasse og publisere nettbaserte undersøkelser selv. Verktøy som Surveymonkey, og lignende, gir flere muligheter for analyse og forhåndsdefinerte oppsett.  

Vurder om du har behov for å involvere personer som har særlig erfaring med spørsmålsformulering og oppsett av undersøkelser.  Sørg for å gjøre undersøkelsen tilgjengelig for alle som skal delta.  

Sett av tilstrekkelig tid når undersøkelsen er avsluttet til å gå igjennom dataene. Da kan dere sammen vurdere hvilke funn dere vil fokusere på og om dere trenger mer data. Det kan også være nyttig å få laget en rapport som fremstiller funnene og oppsummerer resultatene.

Digital gjennomføring 

• En spørreundersøkelse vil i dag først og fremst være digital.  

Tips og triks 

• Husk det kan ta tid å promotere undersøkelsen.  
• Tilrettelegg for de som trenger hjelp med utfyllingen.  
• Vær tydelig overfor respondentene at undersøkelsen er anonym. Det er mange som lurer på nettopp dette. 

Forberedelser

• Utstyr: PC, nettbrett eller smarttelefon. 

Dokumentasjon 

• Rapport 
• Informasjon til forberedelse av medvirkningsaktivitet. 

​

​Metoden egner seg godt for å kommunisere et prosjekt som går over lengre tid og som skal nå ut til mange. Med denne metoden vil all informasjon som deles være lik og tilgjengelig for alle. I tillegg til informasjon kan nettsiden fungere som en innspillsportal.

Hensikt 

• Hensikten med å lage en nettside er å skape en felles plattform der man når ut til mange med lik informasjon. Slik kan folk lett kan finne informasjon om prosjektet, fremdrift og hvordan de kan medvirke.  
• Det finnes en rekke verktøy som kan benyttes til slike nettsider.  
• Om nettsiden også benyttes til å samle inn innspill, er det viktig at det som kommer inn også blir ivaretatt videre i prosessen. 

Gjennomføring 

• Planlegg hva som skal formidles på nettsiden og at informasjonen er forståelig for ulike målgrupper. 
• Det finnes en rekke ulike verktøy for å etablere slike sider. Det kan være en ide å la kart og bilder være en viktig del av designet.  
• Velg en hovedansvarlig som får avsatt nok ressurser til å holde siden oppdatert.

Tips og triks 

• Tenk på universell utforming. Er nettsiden for eksempel på flere språk, vil informasjonen være tilgjengelig for flere.  
• Det er viktig å promotere nettsiden slik at målgruppene vet at den eksisterer. Det tar gjerne tid å få en side godt kjent. 
• Etabler gjerne telleverk for å følge med på antall besøkende og bruken av siden.  

Forberedelser 

• Etabler et system for tilbakemeldinger fra publikum.   

Dokumentasjon 

• Innsamlede og systematiserte innspill og kommentarer fra publikum. 

​

​Kafédialog er en form for workshop der deltakere kan få engasjere seg i flere tema, gjennom å flytte seg fysisk mellom dedikerte bord. Metoden egner seg når deltakerne ikke skal gå dypt inn i hvert tema, men heller komme med umiddelbare innspill.

Hensikt

• Kafédialog organiserer diskusjonen slik at man kan få informasjon, og sortere dem, på relativt kort tid.  
• Metoden egner seg for å få fram meninger og ideer, også fra deltakere som ikke liker å snakke i store forsamlinger.  

Gjennomføring 

1. Sett opp bord med plass til 6-10 personer. Hvert bord kan ha sitt dedikerte tema. Deltakerne fordeler seg på bordene. Gruppene kan med fordel være fordelt på forhånd dersom deltakerne er kjente for arrangøren. 

2. Hvis du ønsker åpne innspill i tidlig fase, kan det være nyttig med sammensatte grupper. Hvis du ønsker dybdeinnsikt innenfor ulike områder, temaer, aldersgrupper osv., kan det være lurt å sette sammen homogene grupper. Kaféverten ved hvert bord ønsker velkommen og oppfordrer deltakerne til å komme med ideer og innspill til de valgte temaene.  
3. Kaféverten noterer innspillene og ideene som kommer frem, og/eller deltakerne skriver selv ned på «duken», på post-it-lapper som samles inn eller plasseres på et stort ark. På signal fra prosessleder, bytter deltakerne bord og samme prosess gjentas. Avtal gjerne antall bytter på forhånd.  
4. Med ulike tema per bord, kan man be deltakerne bytte dit de selv ønsker, eller man kan styre det slik at alle skal innom alle tema. Når deltakerne kommer til nytt bord, er det viktig at kafeverten presenterer det som allerede er kommet fram fra tidligere besøk. Dette gjør at de nye deltakerne kan få reagere på det som allerede er der, men også legge til nye momenter. 
5. Kafévertene oppsummerer i plenum. Er det flere bord med samme tema, kan kafevertene samsnakke og prioritere. Det kan lages et referat fra hvert bord, der alle innspill kommer med. Som en videreføring kan dere prioritere ideene, ved at dere for eksempel blir enige om hva som er viktigst å gå i gang med.  

Digital gjennomføring 

Det kan være mulig å gjennomføre dialogkafe digitalt, ved at man definerer virtuelle grupperom som de ulike bordene, og sender deltakere ut i ulike rom hvor kafeverten har klart oppgaven og leder diskusjonen. Dette egner seg for deltakere som er godt vante med å jobbe digitalt.  

Tips og triks

Hvis du har mulighet, kan du sette sammen gruppene på forhånd.  

Forberedelser 

• Sett opp et budsjett med en plan. Presisere tema for dialog. Forberede kafevertene. Sett opp bord med 6-8 deltakere.  
• Utstyr: Store ark til å legge på bordene (gjerne som en duk), Post- it lapper, tusj og papir.  
• Mat og drikke 

Dokumentasjon 

• Evaluering/Oppsummering i form av notat/rapport og bilder. 

​

​Metoden egner seg godt for mindre grupper, og egner seg for oppstart av et tiltak eller en plan. Metoden legger opp til at deltakerne skal se for seg og diskutere rundt en ønsket framtidig virkelighet.  

Hensikt 

Fremtidsverkstedet tar utgangspunkt i deltakernes hverdagserfaringer. Hensikten med metoden er å la de av innbyggerne som normalt ikke er med i viktige beslutningsprosesser å komme til orde, som for eksempel barn og ungdom. Fremtidsverkstedet er et redskap til fornyelse og forandring av demokratiet - en «nedenfra»-prosess. 

Gjennomføring 

I et framtidsverksted er deltakerne med i en prosess fra start til mål. Alles innspill blir lyttet til og verdsatt. Erfaringene og tankene den enkelte har med seg, er like verdifulle uansett alder, bakgrunn eller tilhørighet.  

Arbeidsformen veksler mellom individuelt og kollektivt arbeid. Deltakerne deles inn i grupper og oppgavene kan være som følger:  

1. Oppstartfasen: Alle beskriver hvem de er og hvorfor de er der. Definere temaet for verkstedet.  
2. Utfordringsfase: Her skal deltakerne peke på hva som ikke fungerer, og snakke om hvordan det kan bli bedre eller annerledes. 
3. Positiv fase: Alle trekker fram hvilke gode kvaliteter som finnes, og hva som gjør at det fungerer godt.   
4. Drømmefasen: Her utfordres deltakerne til å formulere tanker og ideer om hvordan de ønsker stedet, nærmiljøet eller samfunnet burde se ut og være. 
5. Konkretiseringsfasen: Deltakerne skal gjøre sine prioriteringer av oppgaver/tiltak og komme med anbefalinger. 
6. Avslutningsfasen: Lag en egen seremoni som avslutning, der deltakerne presenterer sine forslag og det skisseres plan for oppfølging og tilbakemelding.   

Digital gjennomføring 

Metoden kan gjennomføres digitalt, ved å benytte virtuelle grupperom, og en digital arbeidsflate i for eksempel Miro eller Mural. Det bør likevel ikke være en omfattende prosess, for eksempel kun 3-5 timer. Digital gjennomføring vil fungere best med deltakere som er godt vant med å jobbe digitalt.  

Forberedelser 

Det bør være god gulvplass med plass til å bevege seg. Innred med gruppebord. Sørg for god veggplass, da det må være mulig å henge opp større ark. Bruk gjerne mobiltelefonen til «fotosafari» og andre opptak. Legg til rette for «speakers corner» eller scene for framføringer, hvis det er ønskelig. 

Utstyr: Tusj i flere farger, post it-lapper, tape, flippoverark og pc-er ved hvert bord.  

Dokumentasjon 

Innspill og kommentarer på post it-lapper eller ark, som samles inn og sorteres. 

​

​I scenarioverksted arbeider deltakerne med et tenkt scenario i framtiden. Deltagerne skal sette seg inn i den nye framtiden, og utforske hvordan den er. Målet er å komme fram til hvilke handlinger som må til for å realisere en ønsket framtid.  

Hensikt 

Metoden skal hjelpe oss med å ha et langsiktig perspektiv i en verden med stor usikkerhet. Det handler om å ta beslutninger i dag med en forståelse for og bevissthet om hvilke konsekvenser de vil ha i framtiden. 

Metoden kan blant annet bidra til å: 

• få frem potensielle konflikter/hindringer tidlig i en planprosess 
• skape engasjement for by- og stedsutvikling 
• styrke aktiv reell medvirkning 
• fremme samskaping i areal- og samfunnsutvikling 

Gjennomføring 

Scenario egner seg særlig godt som medvirkningsmetode i tidlig fase av en planprosess, for eksempel i arbeidet med regionale planer. Det er en metode med mange steg og moduler. Doga (Design og arkitektur Norge) har en god presentasjon av hvordan metoden gjennomføres, som kan ses på denne linken: https://doga.no/aktuelt/framtidsscenario-som-metode-for-medvirkning/ 

Metoden består av en prosess med tre moduler, hver med flere steg (se figur):  

• Modul 1: Skaffe innsikt 
• Modul 2: Utforme framtidsscenarier 
• Modul 3: Konkretisere og realisere 

Forberedelser 

• Sett sammen en arbeidsgruppe med ressurspersoner som har kjennskap til metoden scenario. 
• Inviter aktuelle deltakere, og organiser arbeidet med prosessledere (interne og evt. eksterne). Folk med skuespillerbakgrunn kan være nyttig. 

Dokumentasjon 

Tegninger, film og/eller bilder produsert underveis. 

Scenarioverksted

​

​Metoden er god for å kombinere informasjon og dialog. Metoden innebærer en innledende del med relevante kunnskapsinnlegg før deltakere deles i grupper og diskuterer tema og problemstillinger.   

Hensikt 

Hensikten med kunnskapsseminar er å drøfte tema basert på delt kunnskap. Kunnskapsseminar er en god kombinasjon av å få ny informasjon og oppfordre til dialog og samarbeid. 

Gjennomføring 

• Inviter innledere med ulike perspektiver på det aktuelle temaet. Innledere kan for eksempel være fra ulike medvirkningsråd eller andre med god kunnskap om temaet.   
• Forbered innlederne i forkant, for å sikre at innledningene er relevante.  
• Etter innledningene legges det opp til felles gruppearbeid. 

Digital gjennomføring 

Kunnskapsseminar kan gjennomføres digitalt, for eksempel via Teams. Da vil åpning av møtet, og hver av innledningene foregå i plenum over skjermen. Når deltakerne skal diskutere, deles de i grupper og jobber videre i virtuelle grupperom.  

Det kan være lurt å ha en felles arbeidsflate for notater via delt skjerm. Arbeidsflaten kan for eksempel være laget i Miro eller Mural som er digitale arbeidsflater, eller enkelt gjennom officepakken. 

Tips og triks 

Sett sammen tverrfaglige grupper for å få frem ulike perspektiv, gjerne også grupper sammen med innlederne. 

På fysisk gruppearbeid kan det fungere godt å legge ut store ark (duker) med oppgaven og plass til gule lapper/ tekst. Det gir alle mulighet til å delta og sikrer at arbeidet blir dokumentert og kan oppsummeres videre. Ta bilde av arkene før du pakker sammen.  

Forberedelser 

• Velg et sted som er tilgjengelig for mennesker med funksjonsnedsettelse.  
• Etabler et system for tilbakemeldinger fra deltakere.   

Dokumentasjon 

• Fotografer underveis og i etterkant (NB! Husk GDPR).  
• Innsamlede og systematiserte innspill og kommentarer fra deltakere. 

​

​Metoden egner seg godt for å få konkrete innspill eller tilbakemeldinger på en problemstilling eller et tema. Den kan også brukes til teste ideer eller evaluering.

Hensikt 

• Hensikten er at deltakere skal fordype seg i en problemstilling eller tema gjennom en styrt prosess. 
• Metoden blir brukt for å få konkrete innspill og tilbakemeldinger. 

Gjennomføring 

På arbeidsmøter legges det opp til fordypning innen et tema med hjelp av en innledning og en diskusjon.  

Til innledningen, gå gjennom en forventningsavklaring:  

1. Nøyaktig hvilket tema skal dere ta opp på arbeidsmøtet? 
2. Hva skal produseres på workshopen? Skal prosessleder eller deltakere gjøre det? 
3. Hva skal deltakerne bidra med på arbeidsmøtet? 

Del inn i grupper som er små nok til at alle kommer til orde.  

Tips og triks 

• På fysiske arbeidsmøter kan det fungere godt å legge ut store ark (duker) med oppgaven og plass til gule lapper/ tekst. Det gir alle mulighet til å delta og sikrer at arbeidet blir dokumentert og kan oppsummeres videre. Ta bilde av arkene før du pakker sammen. 
• Bruk gjerne flere teknikker for å fremme dialog og diskusjon (se oversikt over teknikker). 

Forberedelser 

• Velg et sted som er tilgjengelig for mennesker med funksjonsnedsettelse.  
• Bruk tid på å formulere en god oppgave som gir deg det du ønsker av innspill, samt er forståelig og meningsfull for de som deltar. Oppgaven må være konkret nok til at deltakerne forstår hva de skal svare på, men åpen nok til at deltakerne kan komme med nye tanker og idéer. 

Dokumentasjon 

• Fotografer underveis og i etterkant (NB! Husk GDPR).  
• Innsamlede og systematiserte innspill og kommentarer fra publikum. 

​

​Metoden egner seg godt for å få konkrete innspill eller tilbakemeldinger på en problemstilling eller et tema. Den kan også brukes til å teste ideer eller evaluering. 

Hensikt 

• Hensikt er at deltakere skal fordype seg i en problemstilling eller tema gjennom en styrt prosess. 
• Metoden blir brukt for å få konkrete innspill og tilbakemeldinger.  
• Digitalt arbeidsmøte gjør det mulig å involvere aktører/grupper/personer fra et større geografisk område på en effektiv måte. 

Gjennomføring 

• Forventningsavklaring som innledning gjelder i like stor grad i digitale som fysiske møter.  
• Det er viktig med en gruppeleder i alle gruppene. De må få instruksjoner på forhånd til gjennomføringen av oppgaver. På digitale møter er det ekstra viktig med god gruppeledelse og engasjement for å få med seg alle bak skjermen. 
• Bruk en digital løsning som for eksempel teams og del inn i digitale grupperom. Bytt mellom diskusjon i grupper og samtaler i plenum.  
• Bruk gjerne et kreativt digitalt verktøy som for eksempel Miro eller Mural, som er et digitalt whiteboard som deltakerne kan jobbe i samtidig. Dersom det forventes at deltakerne skal benytte verktøyet i møtet, sørg for at de får gode instrukser til bruken av det i forkant av møtet. Gruppeleder kan også dele skjerm og skrive inn for de som ikke vil/kan benytte verktøyet. 

Tips og triks 

I store møter kan man be deltakerne presentere seg i chatten i fellesrommet når møtet innledes. På den måten får deltakerne en følelse av hvem som deltar før de presenterer seg mer utdypende inndelt i de mindre gruppene.  

Forberedelser

• Gjennomfør en test av digitale verktøy som skal brukes. Forbered inndeling til digitale grupper dersom gruppene er bestemt på forhånd.  
• Bruk tid på å formulere en god oppgave som gir deg det du ønsker av innspill, samt er forståelig og meningsfull for de som deltar. Oppgaven må være konkret nok til at deltakerne forstår hva de skal svare på, men åpen nok til at deltakerne kan komme med nye tanker og idéer. 

Dokumentasjon 

Innsamlede og systematiserte innspill og kommentarer fra publikum. 

Noen ganger kan det være aktuelt å la andre hjelpe til med å hente inn kunnskap og meninger. For eksempel kan medvirkningsråd være bindeledd med andre aktører. For å legge til rette for god kunnskapsinnhenting, bør det utvikles enkle opplegg som andre kan gjennomføre. For eksempel kan medvirkningsrådet for ungdom videreformidle spørsmål eller informasjon til andre ungdommer og delta i diskusjoner og samle inn innspill.  

Hensikt 

Hensikten med å la andre samle inn kunnskap er å nå bredere ut. Dette kan gjøre at grupper som ikke alltid deltar, lettere kan komme med innspill. I tillegg kan det skape større eierskap til prosessene blant både innsamlere og deltakere.  

Gjennomføring 

• Det er viktig å velge enkle metoder med gode forklaringer, slik at de er lette å ta i bruk.  
• Enkleste versjon kan være å formulere noen få spørsmål for diskusjon, med en kort tekst som sier hvem som stiller spørsmålene, hva det skal brukes til og hvorfor det er viktig. Dette er informasjon som gir de som skal diskutere en forståelse av sammenhengen dette står i.  
• Om de som skal samle inn kunnskap, selv skal lede diskusjonene i enkle arbeidsmøter eller workshops, er det svært viktig å lage gode forklaringer, steg for steg, til hvordan det praktisk skal gjennomføres.  
• Gå gjennom opplegget med de som skal gjennomføre i forkant, for å sikre at formidlingen er tydelig og god.  
• Husk at det kan ta tid å få sendt ut, og få tilbake svar om det er flere ledd og aktører som skal svare. Vær derfor ute i god tid, slik at frist for å svare ikke blir for kort.  

Tips og triks 

• Sjekk gjerne ut i forkant med de som er tenkt å benytte materialet, om de syns instruksjoner og opplegg er forklart godt nok.   
• Dialogskjema (pek til teknikk) kan være en egnet teknikk for gjennomføring.  

Forberedelser 

Avklar med de som skal samle inn for dere hva som kan være egnet omfang på opplegget.  

Dokumentasjon 

• Lag et enkelt skjema hvor innspill fra deltakerne kan skrives inn. Dette kan være fysisk, for eksempel et ark hvor spørsmålet står, og det er satt av plass til å skrive inn innspillet under. 
• Et sånt skjema kan også lages digitalt, for eksempel ved hjelp av spørreskjemafunksjoner som FORMS for Teams. Skjemaet kan deles ved hjelp av lenke, eller QR kode, og man kan skrive inn rett via pc eller mobiltelefon.  

​Gjestebud er et uformelt diskusjonsmøte arrangert av innbyggerne selv. Metoden gir innspill fra engasjerte personer som vanligvis kanskje ikke deltar i planprosesser og er egnet for å oppnå dybdeinnsikt i spesifikke tema. Gjestebud er ikke egnet for å favne mange mennesker. Metoden kan gjennomføres av medvirkningsråd.

Hensikt 

Hensikten er å gå i dybden i aktuelle temaer og problemstillinger som opptar befolkningen. Metoden legger opp til å sikre god representasjon av innbyggere og andre berørte parter. 

Gjennomføring 

• Diskuter hvilke målgrupper som er relevante for temaene som skal drøftes og som skal inviteres til gjestebudet. 
• Velg ut 5–10 innbyggere til å være arrangører eller gjestebudverter. 
• La gjerne gjestebudvertene selv bestemme form på gjestebudet og hvem de ønsker å invitere. 

Tips og triks 

Gjestebudet må tilpasses tema og hvem du ønsker å involvere. Gi tilbakemelding til deltakerne på hvordan innspillene blir tatt med i det videre arbeidet. Dette gir motivasjon til fortsatt engasjement. 

Forberedelser 

• Lag en enkel veiledning eller informasjonsskriv til gjestebudverten. 
• Forbered hjelpespørsmål. 
• Utstyr: PC til presentasjon av tema og referat. 

Dokumentasjon 

Oppsummering med innspill fra deltakerne.