Rekrutteringsprosessen
Gjennom rekrutteringsprosessen i Akershus fylkeskommune blir du som søker bedt om å registrere opplysninger om deg selv, og å dokumentere kvalifikasjoner. Dette gjør vi for at vi skal kunne rekruttere personer med riktig kompetanse. Formålet med denne behandlingen er å finne relevante kandidater som kan bli ansatt. Opplysningene lagres i rekrutteringssystemet Webcruiter. Søkerlister, innstillinger, søknader og CV for alle søkere overføres så til fylkeskommunens sak- og arkivsystem Elements.
Når vi vurderer innsendt dokumentasjon, gjennomfører intervjuer og ringer referanser, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav b. Behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på søkerens anmodning før en avtaleinngåelse.
I de tilfellene hvor vi innhenter ytterligere informasjon, gjennom for eksempel personlighetstester, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav f. Behandlingen av disse opplysningene er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse, og vi har vurdert at denne veier tyngre enn søkerens interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Vår berettigede interesse er å ansette riktig person til stillingen.
Innvandrerbakgrunn
Ved registrering av søknad i Webcruiter, har du mulighet til å krysse av for innvandrerbakgrunn. Dette er frivillig. Fylkeskommunen ønsker å rekruttere flere personer med innvandrerbakgrunn, og har som praksis at det skal innkalles minst én søker med innvandrerbakgrunn til jobbintervju, forutsatt at søkeren er kvalifisert. Dette er en særlig kategori av personopplysninger. Behandlingsgrunnlaget for opplysningen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav a, søkerens eksplisitte samtykke, jf. artikkel 9 nr. 2, bokstav a. Samtykket kan trekkes tilbake når som helst, og da sletter vi opplysningen.
Ansettelsessak i sak- og arkivsystemet
I forbindelse med ansettelsesprosessen vil vi opprette en ansettelsessak i vårt sak- og arkivsystem Elements. Vi bruker Elements til personaladministrasjon og dokumentering av prosessen.
Her oppbevares dokumenter som
- utvidet og offentlig søkerliste
- referater fra intervjuprosess og referanseinnhenting
- innstilling
- tilbud
- dialog med søkere
Når vi behandler disse opplysningene, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1, bokstav c. Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser i tråd med loven. Våre rettslige forpliktelser er hjemlet i arkivloven § 1 og riksarkivarens forskrift § 7-26, bokstav g.
Lagringstid for personopplysninger
Ingen personopplysninger lagres lenger enn det som er nødvendig for å oppnå formålet de er samlet inn for. Som offentlig virksomhet er fylkeskommunen forpliktet til å følge reglene i offentleglova, forvaltningsloven og arkivloven. Derfor er det litt forskjellig lagringstid for ulike opplysninger. En del opplysninger om ansettelsesforhold i offentlig virksomhet skal oppbevares i ubestemt tid som følge av arkivloven.
Sletterutinene våre følger plikter etter bokføringsloven, regnskapsloven, arkivloven og personopplysningsloven.
- Opplysninger som er lagret i Webcruiter, slettes etter ett år.
- Opplysninger som er lagret i en ansettelsessak, oppbevares varig i henhold til arkivloven § 1 og riksarkivarens forskrift § 7-26 bokstav g, punkt 1.
Innsynsrett
Fylkeskommunen er en offentlig virksomhet og er forpliktet til å føre postjournal i henhold til offentleglova § 10. Som hovedregel kan alle kreve innsyn i alle saksdokumenter, journaler og liknende i offentlig virksomhet i henhold til offentleglova § 3. Et eksempel er innsynsrett i offentlig søkerliste. Det finnes unntak for denne regelen, for eksempel i personalsaker og varslingssaker som er unntatt offentlighet.
Partsinnsyn i rekrutteringssaker
En part i en sak om ansettelse har rett til å gjøre seg kjent med utvidet søkerliste og til å gjøre seg kjent med søknadene fra søkere som er innstilt til eller tilsatt i stillingen, samt vedlegg til disse søknadene, jf. forvaltningslovforskriften §§ 15 og 17.
Lovverk