Økonomi- og finansreglement for Akershus fylkeskommune

4.1 Generelt

Årsregnskapet skal avlegges innen 20. februar i året etter regnskapsåret. I forbindelse med regnskapsavslutningen vil regnskapssjefen gi veiledning og bestemmelser i et eget årsoppgjørsskriv. 

All tilgang eller bruk av midler i løpet av året som vedrører fylkeskommunens virksomhet, skal framgå av driftsregnskapet eller investeringsregnskapet (arbeidskapitalprinsippet). 

4.2 Bruttoprinsippet

Alle utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger skal budsjetteres og regnskapsføres brutto. Det skal ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter på utgiftspostene, og det skal heller ikke gjøres fradrag for eventuelle utgifter på inntektspostene. 

4.3 Anordningsprinsippet

I kommuneloven og forskriftene om årsregnskap og årsberetning er det bestemt at regnskapet skal føres etter anordningsprinsippet. Dette vil si at så langt det er mulig skal alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. At transaksjonen er kjent innebærer normalt at varer er levert og tjenester utført. 

4.4 Kontantkasser og bankkonti

Fylkeskommunen er bokføringspliktig, dette innebærer at lov om bokføring (bokføringsloven), forskrift om bokføring og god bokføringsskikk skal følges. Virksomhetene skal i minst mulig grad benytte kontanter. Fylkeskommunens bankkonti er organisert i et konsernkontosystem. Utbetalinger må følge hovedprosessene i økonomi- og HR-avdeling.

4.5 Kontoplanen

Kontoplanen danner et viktig grunnlag for god økonomistyring. Den skal videre gi grunnlag for sammenstilling av regnskapsopplysninger i henhold til kravene til årsregnskapet og regnskapsrapporteringen i KOSTRA.  

Fylkeskommunens interne kontoplan består av følgende dimensjoner: 

• art
• ansvar
• funksjon
• prosjekt
• diverse
• anlegg
• dimensjoner avsatt for prosjektstyring

De tre første dimensjoner er obligatoriske i resultatregnskapet. I investeringsregnskapet er i tillegg også prosjekt og anlegg obligatorisk. Bruk av de øvrige dimensjonene avhenger av transaksjonstype og behovet for intern rapportering.

Artskontoplanen  

Artskontoplanen er gjennomgående for hele fylkeskommunens virksomhet og skal gi informasjon om type utgift og inntekt. Første siffer angir kontoklasse:  

• 1 = driftsregnskap  
• 2 = balanseregnskap
• 3 = investeringsregnskap

Ansvarskontoplanen  

Ansvarskontoplanen gjenspeiler budsjettansvar. Et ansvar består av seks siffer. Første siffer i ansvaret angir rådsområdet. De øvrige sifrene gjenspeiler rådsområdets organisering og budsjettansvar.  

Funksjonskontoplanen  

Funksjonskontoplanen gjenspeiler fylkeskommunale tjenester. Inndelingen i funksjoner samsvarer med inndelingen i funksjoner i KOSTRA, med muligheter for ytterligere spesifisering/inndeling.

Prosjektdimensjonen  

Prosjektdimensjonen er delt opp i fem sifferserier og brukes for å spesifisere prosjekter. Prosjektdimensjonen brukes til å spesifisere prosjekter både for drift og investering.  

Diversedimensjonen

Diversedimensjonen kan benyttes for å dekke særskilte behov knyttet til økonomioppfølging og/eller rapportering.  

Anleggsdimensjonen

Anleggsdimensjonen benyttes for å knytte investeringstransaksjoner til økonomisystemets anleggsmodul. 

4.6 Aktivering

Alle utgifter som føres i investeringsregnskapet skal aktiveres i fylkeskommunens balanse.

4.7 Avskrivninger

Avskrivninger på driftsmidler beregnes ut fra anskaffelseskost som er aktivert. Avskrivningene beregnes etter en lineær modell, dvs. med like stor andel av anskaffelseskost (like store beløp) i hvert av årene i avskrivningsperioden. Avskrivningen starter året etter at anskaffelsen er foretatt/året etter at et bygg er tatt i bruk. 

4.8 Overføring av virksomhetenes netto besparelser og overskridelser

4.8.1 Hovedregel

Reglene under dette avsnitt har til formål å: 

• Sikre god økonomistyring ved å gi mulighet for å se bevilgninger i sammenheng mellom år. 
• Hindre ressurssløsing ved at virksomheter ikke skal føle seg tvunget til å bruke opp budsjettet innen årets slutt. 
• Sikre ansvarlighet ved at merforbruk må dekkes inn i neste års budsjett.

Fylkeskommunale virksomheter

Disse virksomheter får overført mindreforbruk ved regnskapsavslutningen til neste budsjettår: 

• De videregående skolene 
• Folkehøgskolene 
• Skoler ved sosiale og medisinske institusjoner 
• Veiledningssentre 
• Tannhelsetjenesten 

Fylkeskommunale virksomheter kan overføre netto besparelser på driftsbudsjettet mellom år innenfor en ramme på 2 prosent av netto driftsbudsjett. Besparelser ut over 2 prosent kan overføres dersom virksomheten fremlegger en tiltaks- og fremdriftsplan som godkjennes av fylkesdirektør for det respektive rådsområdet.

Fylkeskommunale virksomheter skal dekke inn overskridelser i sin helhet året etter at de har oppstått. Dersom merforbruket er over 2 prosent av bruttobudsjettet, kan inndekking skje over to budsjettår. Gjenstående beløp på reserveposter kan overføres. 

Mindreforbruk på bevilgninger av prosjektkarakter o.l. overføres dersom dette skyldes at prosjektet har en annen fremdrift enn budsjettåret. 

Ved mer- eller mindreforbruk på fylkesrådsområder som ikke gjelder virksomheter, skal fylkesrådet vurdere om mer- eller-mindreforbruk skal overføres/dekkes inn. 

Med brutto budsjettramme menes brutto driftsutgifter i revidert budsjett, korrigert for de tjenester som skal unntas fra ordningen. 

Med netto besparelse og netto overskridelse menes det beløpet som fremkommer i fylkeskommunens driftsregnskap som avvik mellom netto utgifter i revidert driftsbudsjett og netto utgifter i driftsregnskapet etter at det er foretatt eventuelle bundne avsetninger.

4.8.2 Bruk av overførte bevilgninger

Overførte bevilgninger skal brukes i samsvar med de prioriteringer og mål som fremgår av økonomiplan/årsbudsjett eller andre styringsdokumenter. 

Bruken av fond skal ikke binde opp utgifter til drift i flere år fremover, dvs. disponeringen skal ha preg av å være av engangskarakter og enkelt kunne reverseres.

4.9 Strykningsbestemmelser

Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) har egen bestemmelse om strykninger som skal gjennomføres for å redusere et eventuelt underskudd i fylkeskommunens regnskap. Rekkefølgen på disse strykningene er ikke endelig bestemt i forskriften. 

Dersom fylkeskommunen kommer i en situasjon der det må gjennomføres strykninger i henhold til forskriften skal disse gjennomføres i følgende rekkefølge: 

1. Stryke eventuelle avsetninger til ubundne fond vedtatt av fylkestinget
2. Stryke eventuelle budsjetterte overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap vedtatt av fylkestinget. 
3. Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger. 
4. Stryke avsetninger til ubundne fond vedtatt av andre organer enn fylkestinget.