Hvilke personopplysninger om deg behandler fylkeskommunen?

Når du søker om plass i videregående skole må fylkeskommunen ha informasjon om karakterer og annet fra grunnskolen for at inntaket skal bli riktig. Denne informasjonen hentes fra kommunen du gikk ut av 10. klasse i, og brukes som grunnlag for å tildele skoleplass. Dette gjøres i fylkeskommunenes inntakssystem, VIGO. Det overordnede grunnlaget for behandling av personopplysninger om elever i videregående skole for de formålene som her nevnes er er Personvernforordningens artikkel 6 nr. 1. e). Dette suppleres av regler i relevant lovverk og et supplerende grunnlag i blant annet Opplæringslova § 3-1.

Når du har fått og akseptert skoleplass overføres informasjon om deg til fylkeskommunens skoleadministrative system, og gjøres tilgjengelig for skolen du skal gå på. I løpet av din tid på videregående skole brukes informasjon om deg til å tilrettelegge for læring, rapportering til myndigheter og dokumentasjon av din tid i skolen. Grunnlaget for at fylkeskommunen lagrer disse opplysningene om deg finnes i Opplæringslovas §§ 1-3, 5-1, og i forskrift til Opplæringslova Kap. 3, spesielt i § 3-11.

I løpet av skoletiden lagres det informasjon om din læring og hendelser på skolen. Noe, for eksempel karakterer, lagres for alltid, mens andre saker oppbevares kortere. Det er Opplæringslova og Arkivloven som regulerer hvor lenge informasjon skal lagres. Hvis du leverer reiseregninger eller får andre utbetalinger fra fylkeskommunen er det Regnskapsloven som bestemmer hvor lenge informasjonen lagres.

Det som lagres om deg er: Navn, adresse, fødsels- og personnummer, bilde, telefonnummer, foresatte, karakterer, fravær, anmerkninger, vurderinger av læring og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen.

Denne informasjonen lagres i fylkeskommunens datasystemer, eller i systemer der fylkeskommunen leier tjenester. Det skoleadministrative systemet Visma InSchool leveres av Visma til alle fylker. Det er det fylkeseide selskapet VIGO som administrerer denne avtalen på vegne av fylkene.

Når du logger på systemer du får tilgang til via skolen benyttes Feide. Feide er en løsning for sikker pålogging. I Feide får du vite hvilken informasjon som sendes til det enkelte system, og du må samtykke til at informasjonen sendes over. Du kan når som helst velge å trekke tilbake samtykket du har gitt i Feide for enkeltløsninger, men må være klar over at du da ikke kan bruke de løsningene. Grunnlaget for behandling av personopplysninger i Feide er å gi deg tilgang til ressurser du trenger for å gjennomføre videregående skole, og dekkes av personvernsforordningens artikkel 6 nr.1 e).

Hvis det blir bestemt at du trenger en individuell opplæringsplan, eller skal ha oppfølging av PP-tjenesten vil det bli laget et enkeltvedtak. Enkeltvedtaket blir lagret i elevmappen din i fylkeskommunens arkivsystem, og skjermet spesielt slik at uvedkommende ikke får tak i det.

Dersom det blir sendt informasjon til PP-tjenesten lagres denne i et eget system, der kun din PP-rådgiver og dennes leder har tilgang. Dette er et spesialsystem med utvidet sikkerhet.

Informasjon som deles med andre

• Fylkeskommunen sender informasjon om dine skoleresultater til nasjonal vitnemålsdatabase.
• Informasjon om deg som elev (navn, klasse, skole med videre) blir delt med tjenesteleverandører der det er nødvendig. Dette gjelder for eksempel Feide.
• Klasselister er offentlig informasjon, og vil bli delt hvis de etterspørres.
• Vi deler ellers ikke informasjon med noen uten at du har samtykket til dette.