Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Akershus fylkeskommune behandler opplysninger når du bruker vår chatbot‑tjeneste Klara. Formålet er å gi tydelig og forståelig informasjon om hvordan personvern ivaretas, i tråd med personvernforordningen (GDPR) artikkel 13 og 14.

Akershus fylkeskommune er ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Akershus fylkeskommune
Postboks 1200 Sentrum
0107 Oslo

Personvernombud:

E‑post: personvernombud@afk.no

Les mer om Akershus fylkeskommunes generelle personvernerklæring.

Formål

Formålet med behandlingen er å kunne besvare generelle henvendelser fra innbyggere effektivt, og å forbedre chatbotens ytelse over tid. Løsningen er utviklet og tilrettelagt for å unngå å samle inn opplysninger knyttet til personvern i størst mulig grad.

For å sikre at behandlingen er nødvendig og står i rimelig forhold til formålet, er følgende tiltak gjennomført:

• Begrensning av informasjonsinnhenting:
  Brukerne informeres tydelig, før de starter samtalen, om at de ikke skal oppgi personopplysninger i chatten. Dette vises i en melding i chatvinduet.
• Veiledning og lenke til personvernerklæring:
  Det gis en direkte lenke til fylkeskommunens personvernerklæring i chatten, slik at brukerne får innsyn i hvordan personvern ivaretas.
• Tekniske tiltak for risikobegrensning:
  Dersom det likevel skrives inn noe som ligner personopplysninger (f.eks. personnummer eller telefonnummer), blir disse automatisk maskert før dataene eventuelt analyseres.
• Relevans og nødvendighet:
  Kun innhold som er nødvendig for å forstå og forbedre chatbotens evne til å gi korrekte svar analyseres. Det behandles ikke mer data enn det som er nødvendig for dette formålet.

Begrensningene i innhenting og behandling gjør at aktiviteten står i rimelig forhold til formålet, og at personvernet til brukerne ivaretas.

Bakgrunn og mål for bruk av AI-basert chatbot

• Å forbedre kundeservice ved å tilby rask og tilgjengelig hjelp til brukerne døgnet rundt i form av AI-basert chatbot.
• Å effektivisere henvendelseshåndtering gjennom automatiserte svar på vanlige spørsmål, samtidig som mer komplekse henvendelser blir videresendt til kontaktsenteret
• Å forbedre chatbotens ytelse over tid gjennom analyse av anonymiserte brukerhenvendelser, med mål om å gi mer presise og relevante svar.
• Å øke brukertilfredshet og redusere responstid, samtidig som tilgjengeligheten økes.

Behandlingsgrunnlag

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger og eventuelle lovhjemler:

• Den registrerte har gitt samtykke til behandlingen (Art. 6 nr. 1 a)
• Grunnlaget for behandlingen er “berettiget interesse» (Art 6 nr 1 f)

Mottakere av personopplysninger

• Databehandler er NetNordic Norway AS
• Underbehandler er Boost AI AS

En liste over Boost.ais underdatabehandlere finnes på nettsidene til Boost.ai. 

Kategorier av registrerte/brukere

• Innbyggere
• Øvrige interesserte

Kategorier av personopplysninger

• IP-adresse
• Kommunikasjonslogg

Opplysninger om enhet (PC/nettbrett/mobil), nettleser og hvilken nettside chatbot ble startet fra.

Personopplysningene er samlet inn fra disse kildene

Brukeren av chatbot og opplysninger som blir gitt i chat. Ingen personopplysninger skal behandles i chat og bruker får beskjed om å ikke oppgi personopplysninger før chatten igangsettes. Løsningen krever ikke registrering og brukerne vil være anonyme.

Lagring og sletting av opplysningene

Brukeren av chatbot-tjenesten kan velge å slette samtalen selv og personopplysninger lagres til formålet med behandlingen er oppnådd.

Personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Personvern

Ditt personvern er viktig for oss. Vi behandler all informasjon vi samler inn fra chatbot i samsvar med gjeldende lover og regler for databeskyttelse. 

Dine rettigheter

Som bruker har du følgende rettigheter etter GDPR:

• Innsyn i hvilke opplysninger vi har lagret om deg
• Retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger
• Sletting av personopplysninger ("retten til å bli glemt")
• Begrensning av behandling
• Rett til å protestere mot behandling 
• Dersom du mener at behandlingen av personopplysningene dine er i strid med gjeldende regelverk, har du rett til å klage til Datatilsynet: 
• Klage sendes til: www.datatilsynet.no 

Endringer

Vi oppdatere informasjonen om chatbot fra tid til annen, og vi oppfordrer deg derfor til å gjennomgå denne siden jevnlig for å bli informert om hvordan vi bruker chatbot.