For servering i forbindelse med møter og representasjon i Akershus fylkeskommune gjelder
1) Servering for fylkeskommunens regning skal være tilpasset den enkelte arrangementstype og holdes innenfor en rimelig ramme.
Det kan serveres ved følgende arrangementer/møter:
- Ved møter/arrangementer med eksterne gjester
- Ved møter i styrer, råd og utvalg og lignende med eksterne deltagere
- Ved intern representasjon – dvs. ved jubileer og andre særskilt anledninger
- Ved interne og eksterne arbeidsmøter med varighet utover 3 timer, eller der det er sammenhengende møter som samlet har en slik varighet.
Statens satser for representasjon, bevertning og utgifter til mat gjelder for servering – ref. Statens personalhåndbok. Fylkesrådsleder og fylkesdirektør, kan i særlig tilfeller øke satsene etter bokstav a) med inntil 30%. Tilsvarende gjelder at satsene etter bokstav c) etter en konkret vurdering i det enkelte tilfelle kan fravike beløpsgrensene opp til maksimumssats for representasjon.
2) Servering kan omfatte mat og drikke. Den som har beslutningsmyndighet, beslutter også serveringens art.
Det er ikke adgang til å servere alkohol på arrangementer som foregår i arbeidstiden, med unntak av arrangementer under bokstav a). Beslutning om dette kan kun tas av fylkesdirektør når det gjelder administrasjonen og av fylkesrådsleder når det gjelder fylkesrådet.
Det serveres ikke alkohol i forbindelse med ungdomsarrangementer eller på arrangementer der målgruppen er under aldergrensen for tillatt kjøp av alkoholholdige varer. Ved arrangementer under bokstav c) begrenses evt. servering av alkohol til to enheter. Tilsvarende kan alkohol begrenset til to enheter serveres ifm. arrangementer under bokstav d) som avsluttes med middag og evt. overnatting. Det kan besluttes unntak fra dette i særskilte tilfeller. Fullmakt til dette ligger hos fylkesdirektør når det gjelder administrasjonen og fylkesrådsleder når det gjelder fylkesrådet.
3) Fullmakt til å beslutte servering etter dette reglementet følger budsjettfullmakten.
Servering av alkohol og servering ved arrangementer etter punkt a-c, skal alltid besluttes av avdelingsledernivå eller høyere.
4) Dersom det er ønskelig med servering av mat og drikke for fylkeskommunens regning, skal samtykke på forhånd innhentes fra den som har beslutningsmyndighet til det.
5) Budsjettansvar ligger til den delen av virksomheten som er ansvarlig for arrangementet, og utgiftene skal posteres på vedkommende administrasjonsbudsjett.
6) Fylkesrådet har ansvar for å påse at administrasjonen etterlever gjeldende reglement.