5 Dokumentere medvirkning
God dokumentasjon bidrar til å sikre at kunnskap og innsikt fra medvirkning kan tas med videre i planarbeidet.
Det er viktig at man kan gjøre en oppsummering så raskt som mulig etter gjennomføring, mens inntrykkene er ferske. Da er det viktig å få på plass;
- Dokumentasjon av rådata som bilder og tekst som deltakere har produsert
- De inntrykk og notater som de som har arrangert aktiviteten har med seg i etterkant
Dette blir utgangspunkt for en mer analytisk og grundig oppsummering av det som er kommet fram, der man kobler innspillene til de tema og problemstilling som skulle belyses med medvirkningsaktiviteten. En grundig oppsummering bør ha et kort sammendrag av hovedfunnene, som gjør det enkelt å få inntrykk av hva som kom fram.
Noe å tenke på
En endelig dokumentasjon består av:
«Rådata»: det som ble sagt eller skrevet av deltakerne. Dokumenters gjennom bilder, lyd eller referat.
Grundig oppsummering som kobler innspill til tema og problemstillinger - hva betyr innspillene for arbeidet?
Kort sammendrag av hovedfunn, basert på oppsummeringen.
Eksempler på dokumentering
«Registrering for innspillshåndtering» og «Presentasjon av enkeltkategorier» er dokumenteringseksempler fra Viken fylkeskommune sitt medvirkningsarbeid i forbindelse med regional planprosess. Dette er ment som et eksempel for inspirasjon og viser hvordan dokumentasjon kan fungere i praksis.
Hver gjennomført aktivitet, og dokumentasjonen av den, skal registreres slik at er enkelt å søke fram aktiviteter og funn for videre bruk, både for det enkelte arbeid og på tvers av ulike prosesser.
Kategoriene som skal fylles inn, vises i oversikten nedenfor.
For enkelte kategorier vil det være alternativet som kan velges fra, samt at man velge «annet».
Kategorier
- Aktivitet
- Regional plan
- Geografisk område
- Innsatsområder
- Dato
- År
- Ansvarlig person for gjennomføring
- Tema
- Hensikt med aktivitet
- Metode
- Metodebeskrivelse
- Antall deltakere
- Aktører
- Oppsummering av hovedfunn
- Idébank
- Filtype vedlegg
- Beskrivelse vedlegg
- Link vedlegg
Innspillshåndtering finner du på Teams: Regionale planer - fellesteam - PLAN. Velg "Open in sharepoint" for å redigere.
Klikk + NY (grønn knapp) for å starte registrering av aktiviteten. Da kommer et skjema opp til høyre hvor hver kategori fylles inn.
Innspillshåndtering
- Aktivitet: Det konkrete møtet eller workshop som er gjennomført
- Regional plan: Hvilken plan kan innsikten fra aktiviteten være relevant for
- Geografisk område: Om aktivitet er knyttet til et avgrenset område i regionen
- Hensikt med aktivitet: Formålet for aktiviteten.
- Metode: Hvilken metode er benyttet
- Metodebeskrivelse: Nærmere beskrivelse av metoden
- Aktører: Hvilke aktører var blant deltakerne
- Oppsummering av hovedfunn: Sammendrag av viktigste funn som baserer seg på oppsummering av aktiviteten
- Idébank: Informasjon som ikke svarer til hensikten til medvirkningsaktiviteten, men som kan tas videre i andre sammenhenger
- Filtype vedlegg: Beskriv om det er film, dokument eller lydfil
- Beskrivelse vedlegg: Beskrivelse av hva vedlegget inneholder. Som vedlegg er det relevant å legge inn både «rådata» og grundig oppsummering