Veileder for medvirkning

Å legge til rette for en god medvirkningsprosess, gjelder også i de konkrete samtalene vi inviterer til. 

Det er viktig å skape trygge og tydelige rammer for dialog, og alle får sagt sin mening. 

Flere av metodene for medvirkning har alle et møte som bunnstruktur. Det vil si at deltakere samles for å snakke om et tema. Derfor har vi trukket fram noen generelle punkter som må være til stede for å tilrettelegge for dialog. 

Starten av et møte kan sammenlignes med å gi et godt førsteinntrykk. Starten består gjerne av tre steg:  

1. Kort åpning, som skaper motivasjon, i tillegg til en presentasjon av deg og deltakerne 
2. Innramming av dialogen - mål for dagen og prosessen. Tydeliggjøring av hva det skal medvirkes om, hvorfor og hvordan det er tenkt gjennomført generelt, og spesielt i dette møtet. Si gjerne også noe om hvordan dokumentasjon blir gjennomført.  
3. Innledning til selve temaet, tilpasset deltakerne i møtet.  

Å sørge for framdrift innebærer å skape en god atmosfære for dialog, holde energien oppe og være bevisst på grep som hjelper deltakerne til å komme med sine synspunkt.  

• Velg en gjennomføring av diskusjonen som er tilpasset tema og deltakere.  
• La alle komme til ordet og legg merke til de som ikke sier så mye eller er stille. Prøv aktivt å få med med i diskusjonen ved å stille spørsmål om deres mening.  
• Velg gjerne en struktur på samtalen som gjør at tema behandles i steg, og at alle deltakere får komme til ordet.  
• Ulike former for overordnet strukturering av samtalen kan du finne i metodeoversikten, for eksempel diskusjonskafe eller framtidsverksted.  

Å lukke møtet har som funksjon å knytte tråder sammen slik at deltakerne har en følelse av at de har utrettet noe. Det er ingen god følelse om en diskusjon eller prosess blir avbrutt fordi tiden er ute.  

Start avslutningen av møtet 15 min før tiden er ute. Da rekker du å trekke sammen trådene. 

Inntrykk er gjerne umiddelbare. Skriv derfor ned for deg selv rett etter gjennomføring, hva du ser som hovedfunn fra økta. Dette kan så nyanseres videre om man ikke har tid til å fullføre oppsummeringen med en gang.  

Det har stor verdi å sette seg sammen med kollegaer rett etter medvirkningsaktiviteten for å gjøre en kort debrief og samle viktigste funn.  

Når det skal gjennomføres en en mer systematisk oppsummering av aktiviteten, der du kobler innspillene til de tema og problemstillinger som skulle belyses, er det viktig at man har dokumentert godt underveis. Både egne notater, deltakernes notater og bilder av aktivitet er viktig materiale.  

Vi ønsker stadig å forbedre metoder og prosesser, og til det er evaluering av gjennomført aktivitet og prosess et viktig verktøy.  

Evaluering gjennomføres gjerne på to nivå; umiddelbart etter hver gjennomført aktivitet, og etter selve medvirkningsprosessen.  

Umiddelbart etter aktiviteten; gå gjennom hva som fungerte godt og ikke. Ta gjerne utgangspunkt i kjøreplanen, noter og diskuter opp mot hensikt og formål med aktiviteten. Juster gjerne til neste gjennomføring.  

Etter gjennomført prosess evalueres det totale resultatet, hvordan prosessen utviklet seg underveis, og hva som kan tas med som læringspunkter til neste prosess.  

Evaluer både planlegging, gjennomføring og resultat av prosessen.