Veileder for medvirkning

I et planarbeid er det store overordnete tema som skal behandles. 

For å gjøre det mulig å gjennomføre prosesser, må tema være avgrenset slik at deltakere i medvirkningen forstår hva de er invitert til å mene noe om. 

Det er viktig å formulere eksplisitt hvorfor et tema er viktig, og hva man ønsker å oppnå med medvirkningen. Husk: det er enklere å mene noe om spørsmålet eller bestillingen dersom den er tydelig. 

Når avgrensinger gjøres, kan det være lurt å begrunne avgrensingen. Det gjør det tydelig for andre å forstå hvorfor avgrensingen er gjort, og eventuelt komme med tilbakemelding om man mener avgrensingen bør justeres. 

Definer også hva resultatet skal brukes til. 

Å identifisere hvem som skal inviteres inn i prosessen, handler om å finne dem som er nærmest temaet som skal belyses, samt sørge for en god bredde i tillegg. 

Medvirkningsrådene er «1.linje» for involvering, og er det som kreves av loven. 

Likevel, for å ha bred innbyggerinvolvering må man ofte involvere flere enn rådene. Det vil være særlig viktig jo mer spesifikt temaet er. For eksempel kan alle medvirkningsråd gi viktige innspill knyttet til tema pendling, men det vil være naturlig å også inkludere pendlerforeningen fordi de vil ha mer konkret erfaring. 

Utgangspunktet for valg av metode er både tema og hvilken grad av involvering som er hensiktsmessig. Et viktig spørsmål å avklare er «hva skal resultatet av dette være?». Svaret vil gi en pekepinn på hvilken metode som kan være relevant, og om det er behov for flere ulike tilnærminger. For eksempel kan det være nyttig å både få inn forslag eller innspill fra mange (for eksempel knyttet til kollektivtransport), samt å diskutere enkelte problemstillinger med en spesifikk gruppe (for eksempel personer med funksjonsnedsettelse). Dette kan gjøre at metodene blir ulike. Formuler deretter hvilke valg som tas og hvorfor. 

Som del av planleggingen er det nyttig å få en oversikt over alle aktiviteter og deltakere, samt selve framdriften i prosessen. En plan for medvirkning er gjerne en visuell framstilling av hvem som involveres, når det involveres, hvordan og til hva det involveres. Bruk planen aktivt i informasjon og kommunikasjon om medvirkningsprosessen.

Det er mange steg planlegging fram til det faktiske møtet der medvirkningen vil skje. Hvordan den enkelte metoden gjennomføres kan du finne tips om i metodeoversikten. Der finnes også praktiske tips om nødvendig utstyr. I tillegg er det viktig å være ute i god tid med tanke på å finne tid og sted for gjennomføring, for å få sendt ut invitasjoner godt i forkant. Det kan også være lurt å forsikre seg om hvordan rommet er utformet og utstyrt, dersom du er avhengig av å bruke gruppebord, eller å hente gin på veggene. 

Kjøreplanen oppsummerer all informasjon i gjennomføringen av en aktivitet. Her samles informasjon om hvordan bordene skal stå, når maten leveres, hvor lang pausen er og hva som er de viktigste punktene å jobbe med i hver oppgave. Å jobbe ut en kjøreplan med nøye tidsangivelser gir en grundig forberedelse og bevissthet om gjennomføringen. Man får en føling med hvor det finnes ekstra romslig tid, og hvor man kan justere underveis. Når det er flere som gjennomfører aktiviteten er kjøreplanen et viktig felles sted for koordinering; et sted for felles forståelse.  

Kjøreplanen som vises her, er veldig enkel og er kun ment som eksempel. Her kunne det også bli vist hvilke materialer som trengs underveis.

Last ned eksempel på kjøreplan (XLSX, 32 kB)

​Alt som kommer fram i aktiviteten skal dokumenteres. Før gjennomføring av aktiviteten er det lurt å ha tenkt gjennom hvordan dokumentasjon kan gjøres best mulig. Det kan være en idé at en person er dedikert til å dokumentere underveis. Dette må sees opp mot hvor mye det er tenkt at deltakerne selv skal dokumentere, for eksempel gjennom gruppearbeid.