10 Når utbetales midlene det er gitt tilsagn om
Alle tilskudd fra denne ordningen blir utbetalt via kommunen.
10.1 Delutbetaling
Inntil 85 prosent av tilskuddet utbetales som delutbetaling underveis i prosjektet, når arbeidene har kommet i gang og det har påløpt kostnader med prosjektet.
Du kontakter kommunen og ber om hjelp til å få utbetalt midlene. Det er kommunen som må anmode fylkeskommunen om en delutbetaling. Dette gjøres elektronisk i saksbehandlersystemet for ordningen. Kommunen sender anmodning om delutbetaling til fylkeskommunen.
10.2 Sluttrapportering og sluttutbetaling
For sluttutbetaling må søker sende inn rapport og regnskap for prosjektet. Dette gjøres elektronisk via Lokale kulturarenaer – Anleggsregisteret.no.
Alle søkere som har mottatt tilskudd av spillemidler til kulturbygg har plikt til å levere eget regnskap. Regnskapet føres slik at det kan sammenliknes med det godkjente prosjektbudsjettet (kostnadsoverslaget) som ble sendt inn med søknaden.
Hovedpostene i regnskapet skal være de samme som i budsjettet.
Vi anbefaler at du kontakter kommunen når prosjektet har fått tilsagnsbrevet. Da kan du få hjelp til å legge opp regnskapsrutinene slik at de blir tilfredsstillende og samtidig enkle og effektive.
For musikklokaler skal det også legges ved rapport fra kontrollmåling av akustikk.
For øvingslokale og framføringslokale for musikk skal volum og takhøyde være i henhold til tabellene i Norsk Standard NS-ISO 23591 og NS 8178, og rapport eller dokumentasjon fra fagakustiker i tråd med samme. Rapport skal legges ved sluttrapporten for prosjektet og anmodning om sluttutbetaling.
Prosjektregnskap/sluttregnskap må være mottatt hos fylkeskommunen senest tre år etter at prosjektet fikk tilsagn om tilskudd. Regnskapet, revisjonsrapport og eventuell øvrig dokumentasjon sendes via kommunen gjennom sluttrapporteringsskjemaet du finner på Lokale kulturarenaer – Anleggsregisteret.no..
Kommunens revisor skal kontrollere prosjektregnskapet, og eventuelle funn kan kommenteres.
Etter at fylkeskommunen har mottatt en anmodning om utbetaling fra kommunen, med vedlagt bekreftet prosjektregnskap, blir tilskuddet overført til kommunen. Kommunen betaler ut til søker.
Dersom regnskapet viser at prosjektet har blitt rimeligere enn det som ligger til grunn i prosjektbudsjettet, vil tilsvarende del av tilsagnet bli inndratt.
10.3 Verdi av dugnad
For de poster der hele eller deler av arbeidet er utført på dugnad, skal verdien av dugnaden settes til det beløp dette arbeidet var satt opp med i godkjent prosjektbudsjett i søknaden. Det kan ikke settes opp et høyere dugnadsbeløp i regnskapet, enn det som sto i prosjektbudsjettet som ble godkjent av fylkeskommunen i søknaden.
Det skal ikke beregnes merverdiavgift på dugnad.
Dersom det er betalt for arbeid som i søknaden var oppført som dugnad, skal verdien i regnskapet for disse postene nedjusteres med tilsvarende beløp. Verdien vil i stedet stå som en betalt utgift under kontantutgifter i regnskapet.
10.4 Bortfall av tilskudd
Er prosjektet ikke igangsatt innen tre år og søker ikke har bedt om utbetaling, bortfaller tilsagnet, og midlene inndras.