Akershus fylkeskommune har fire medvirkningsorganer: Eldrerådet, Råd for mennesker med funksjonsnedsettelse, Ungdommens fylkesråd og Flerkulturelt råd.
Medvirkningsorganenes funksjon er å ivareta underrepresenterte grupper i samfunnet. De er rådgivende organer som skal uttale seg i alle saker som gjelder dem, avgrenset mot avgjørelser som gjelder enkeltpersoner.
Fylkestinget har sammensatt Eldrerådet og Rådet for mennesker med funksjonsnedsettelser i Akershus fylkeskommune hver med 9 representanter, hvorav 3 fra fylkestinget, og Flerkulturelt råd med 11 medlemmer, hvorav 3 fra fylkestinget. Ungdommens fylkesråd består av 11 valgte medlemmer. Fylkestinget har organisert organene under fylkestinget og deres sekretariatsbistand som en del av fylkestingsekretariatet.
Jf. medvirkningsorganenes egne reglementer og Reglement for Akershus fylkesråd har medvirkningsorganene følgende oppgaver:
- Medvirkningsorganene behandler saker som gjelder deres ansvarsområder. De skal uttale seg på vegne av sine brukergrupper, og det skal sikres en bred, åpen og tilgjengelig medvirkning i alle saker som berører dem. Fylkesrådet og fylkestinget legger frem saker som gjelder medvirkningsorganene.
- Innspill gitt i saksbehandlingen, skal følge sakene frem til endelig vedtak i fylkesrådet eller fylkestinget.
- Medvirkningsorganene kan be om å få delta tidlig i saksbehandling, planprosesser, mm., og kan på eget initiativ ta opp og utrede saker.
- Medvirkningsorganene kan drive informasjonsarbeid og sende egne pressemeldinger, brev, uttalelser og egne høringssvar.
- Medvirkningsorganene kan be om møter med fylkesrådet og dets administrasjon for informasjon om saker, og leder og nestleder skal ha møter med fylkesordfører, fylkesrådsleder og relevante fylkesråder ved behov og minst to ganger i året.
Fylkesrådet er delegert ansvar for den forberedende saksbehandlingen og skal sikre at saker både til fylkesrådet, fylkestinget og komiteene er «forsvarlig utredet», samt at det forutsettes at fylkesrådet gjennom sin saksbehandling har hørt alle berørte parter før sak legges frem til behandling i fylkestinget, jf. Reglement for Akershus fylkesting og fylkestingskomiteer.
Hensikten med en nedfelling av samarbeidsform for fylkesrådets samhandling med medvirkningsorganene er å:
- Sikre medvirkningsorganenes involvering gitt de begrensningene som ligger i organenes organisering under fylkestinget og fylkestingssekretariatet.
- Ha klare kjøreregler for fylkesrådets interne håndtering og saksbehandling i saker der medvirkningsorganene involveres, og sikre ensartet saksbehandling på tvers av rådsområdene.
Følgende samarbeidsform for samhandlingen med medvirkningsorganene gjelder:
- Medvirkningsorganene skal være en formell høringsinstans i relevante saker på lik linje med andre aktører som høres. Eksempelvis i planprosesser, strategisaker, større byggeprosjekter og andre saker som sendes på høring som omfatter ett eller flere av medvirkningsorganene og deres interesseområder.
Rådsområdene sørger for at medvirkningsorganene høres i høringer gjeldende medvirkningsorganenes interesseområder. - En fylkesråd kan be om å delta på medvirkningsorganenes møter for å gi organene mulighet til å belyse en sak, og/eller hente inn innspill eksempelvis ved oppstart av saksprosesser. Fylkesråden kan i møtet la seg representere av stabssjef eller politisk rådssekretær.
Slike forespørsler skal sendes formelt via fylkesrådsekretariatet som sørger for videresending til medvirkningsorganenes sekretariat. - I medvirkningsorganenes reglementer er det slått fast at leder og nestleder skal ha møter med fylkesordfører, fylkesrådsleder og relevante fylkesråder ved behov, og minst to ganger i året. Fylkesordfører beslutter hvordan han vil organisere dette for sin del.
Det legges opp til at fylkesrådsleder og relevante fylkesråder møter alle medvirkningsorganenes ledere og nestledere i et samlet møte to ganger i året. Oversikten over større saker til politisk behandling i fylkestinget orienteres om i slike halvårlige møter med mulighet for at medvirkningsorganene kan gi åpne innspill og tilbakemeldinger.
Fylkesrådsleder sørger for å invitere inn til slike halvårige møter.