• Nummer: 86/24
• Dato innsendt: 27.08.2024
• Dato besvart: 03.09.2024

Akershus fylkeskommune har medlemskap i mange ulike eksterne organisasjoner, prosjekter, nettverk,samarbeid - både nasjonale og internasjonale - som på ulike måter anses av politisk ledelse som viktig for å ivareta ulike interesser vi som fylkeskommune har. 

I forrige periode valgte fylkesrådet og fylkestinget, i påvente av en ordentlig gjennomgang, å videreføre Akershus, Buskeruds og Østfolds medlemskap i diverse organisasjoner. Inn tilbake til Akershus, har fylkesrådet valgt å gjøre det samme, samtidig som fylkesrådet i inneværende periode har behandlet flere saker der de har inngått nye medlemskap i nye organisasjoner. 

Spørsmålsstiller har stor forståelse for at Akershus som et stort fylke har mange interesser det kan være fornuftig å få utløp for gjennom medlemskap i div. organisasjoner, men mener det er viktig med en helhetlig gjennomgang med mål om å se hvor vi kan spare penger og ansattressurser. Vi må hele tiden vektlegge kost/nytte, og vi må hele tiden vurdere hvordan vi kan bruke fylkeskommunens penger og ansatte til det beste for våre innbyggere. 

Spørsmål til fylkesrådet: 

1. Jeg ber om en helhetlig oversikt over Akershus fylkeskommunes medlemskap i eksterne organisasjoner med informasjon om størrelse på medlemskontingent/økonomisk kostnad for Akershus fylkeskommune, der fylkesrådet presiserer hvor vi er medlem, hva den årlige økonomiske kostnaden er og beregnet antatt årsverk/ arbeidstimer for å kunne følge opp de forpliktelsene medlemskapet innebærer og antatt kostnad. 

2. Geografisk utvalg for opprettelse av Akershus fylkeskommune diskuterte viktigheten av å gjennomgå grundig kost/nytte for medlemskapene våre. Flere partier har i denne perioden etterspurt en slik gjennomgang, blant annet i forretningsutvalget. Når kan fylkestinget forvente en sak der fylkesrådet har gjort en slik gjennomgang og evaluering? 

3. Hvor mye koster det Akershus fylkeskommune med reiser, kost og losji for deltakelse i disse organisasjonene/prosjektene/nettverk/samarbeid? Hva er budsjettert, og hva slags beløp er påløpt så langt i inneværende periode?

Svar fra fylkesrådsleder, Anette Marie Solli

Fylkesrådsleder vil starte med å takke for spørsmålene.

Innledningsvis ønsker fylkesrådsleder å påpeke at fylkesrådet leder fylkeskommunens administrasjon etter prinsipper om tillitsbasert ledelse, og opplever at fylkeskommunens ledere forvalter det ansvaret som er delegert i tråd med fylkestingets vedtatte budsjett.

Vedlagt ligger en oversikt over fylkeskommunens medlemskap per 2024 i eksterne nasjonale og internasjonale organisasjoner, slik representanten spør om. Tabellen viser også medlemsavgift eller fylkeskommunens andel av kostnad.  Fylkesrådsleder understreker at fylkeskommunen har mye aktivitet som ikke nødvendigvis er definert som medlemskap i eksterne organisasjoner og som derfor ikke er nevnt i vedlagte oversikt. Dette kan eksempelvis være prosjekter, deltakelse i nettverk og annet type samarbeid. Noen av disse samarbeidene er sammen med andre offentlige aktører som kommuner, fylkeskommuner eller statlige instanser. Fylkeskommunen har videre en rekke samarbeid og prosjekter som er finansiert eksternt, eksempelvis via spillemidler eller fra Forskningsrådet.

Fylkesrådsleder understreker at oversikten heller ikke viser oppgavefellesskapene eller fylkeskommunens eierskap.

Representanten spør videre i spørsmål 1 og spørsmål 3 om beregnet antall årsverk, arbeidstimer, samt reiser, kost og losji for å følge opp forpliktelsene. Oppfølgingen av medlemskapene er lagt til de ulike rådsområdene i fylkeskommunens administrasjon, og inngår i rådsområdenes tildelte budsjettmidler. Da oppfølging av medlemskap er en ordinær del av de ansattes arbeidsoppgaver er det vanskelig å skille ut konkrete beregninger på hvor mye tid og ressurser som brukes på de enkelte forpliktelsene. Fylkesrådsleder vil minne om at administrasjonsbudsjettet for Akershus knyttet til disse oppgavene er det samme som lå i budsjettfremlegget fra fylkesrådet i Viken.

Et ressursplanleggingssystem (ERP-system) er et utvidet økonomisystem for blant annet HR, lønn og reiseregninger. Det ERP-systemet som fylkeskommunen bruker, har dessverre ikke funksjonalitet som gjør det mulig å hente ut verken beregninger på bruk av arbeidstid eller sporing av reisekostnader slik representanten etterspør. Informasjonen representanten ber om vil kreve tilgang på enkeltbilag i reiseregninger for å hente ut informasjon om reiser og bruk av arbeidstimer. Dette må gjøres manuelt på hver innsendt reiseregning og er svært tidkrevende å hente ut. Fylkeskommunen er i prosess for å anskaffe nytt ERP-system, og fylkesrådsleder legger til grunn at funksjonalitet for i større grad å kunne ta ut slike oversikter da kan bli mulig.

Representanten spør videre i spørsmål 2 om når fylkestinget kan forvente å få en sak med gjennomgang av medlemskapene. I henhold til Reglement for delegering av myndighet fra fylkestinget i Akershus og tildeling av innstillingsrett punkt 3.1.4, så er vurdering av medlemskap i organisasjoner, prosjekter og nettverk delegert til fylkesrådet. Fylkesrådet har i løpet av 2024 gjort en rekke vurderinger av medlemskap. Som hovedregel har fylkesrådet så langt videreført medlemskap og samarbeid som fylkesrådet og fylkestinget i Viken forvaltet.

Fylkesrådsleder deler representantens syn i at en gjennomgang av fylkeskommunens medlemskap er fornuftig. Fylkesrådsleder vurderer imidlertid at det er mer hensiktsmessig å ta vurderingene opp mot de enkelte forpliktelsene, i stedet for én helhetlig gjennomgang. Dette medfører at fylkesrådet får gjort en grundig vurdering i hver enkelt sak.

Fylkesrådsleder ønsker avslutningsvis å understreke at fylkesrådet kontinuerlig vurderer kost/nytte av fylkeskommunens tids- og ressursbruk.

Vedlegg: Samlet oversikt over medlemskap