3.1 Innkalling

Fylkestinget fastsetter tid og sted for sine møter, samt møter i komiteene.

Møteleder kaller sammen organet i samsvar med vedtatt møteplan, når møteleder selv finner det nødvendig eller når minst en tredel av medlemmene krever det. Fylkestinget skal samles hvis kontrollutvalget ber om det.

Fylkesrådets innstilling i saker til fylkestinget sendes til fylkesordføreren fortløpende.

Fylkesordføreren setter opp saksliste og sender innkalling til fylkestinget senest 1 uke før fylkestingets møte. Fylkesordfører kan foreslå for fylkestinget at hastesaker settes på dagsorden med kortere frist.  

Fylkesordføreren sørger for offentlig kunngjøring av fylkestingets møter med opplysninger om tid og sted, og om hvor saksdokumentene er tilgjengelige.

Alle møter og konferanser i regi av Akershus fylkeskommune skal, så langt det er praktisk mulig, finne sted i lokaler/institusjoner som er tilrettelagt for alle. Det vil si at lokaler som benyttes skal være universelt utformet.

3.2 Møteplikt

Representantene i fylkestinget og komiteene skal møte med mindre de har gyldig forfall. Tilsvarende gjelder varamedlemmer som innkalles. Som gyldig forfall regnes: sykdom, velferd, omsorg og uoppsettelig arbeid. En representant eller en innkalt vararepresentant som ikke kan møte, skal snarest mulig melde dette til møtelederen og opplyse om forfallsgrunnen.

Varamedlemmer skal innkalles i den nummerorden de er valgt.

Må et medlem søke møteleder om permisjon under møtet, gjelder krav om gyldig forfall på samme måte. Møteleder kaller straks inn varamedlem i samsvar med kommunelovens regler. Når partigruppene er kjent med at en av deres representanter må fratre som inhabil i sak som skal behandles i møtet, skal varamedlem være varslet i forkant slik at vedkommende er til stede.

Søknad om forfall/permisjon avgjøres av møteleder.

3.3 Inhabilitet

En representant skal varsle om eventuell inhabilitet og orientere møteleder i god tid på forhånd.

En representant er inhabil når han/hun selv er part i saken, og kan dessuten være inhabil på grunn av slektskapsforhold eller andre nære forbindelser med en part i en sak.

En representant er også inhabil når han/hun er leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap, samvirkeforetak, eller en forening, sparebank, eller stiftelse som er part i saken.

En representant er også inhabil dersom andre forhold kan svekke tilliten til at representanten er upartisk under behandlingen av saken.

Organet selv vedtar representantens habilitet, uten at representanten deltar. 

Det vises ellers til reglene om habilitet i kommuneloven og forvaltningsloven.

3.4 Fylkesrådets møteplikt og talerett i fylkeskommunale organer

Fylkesrådets medlemmer har møteplikt og talerett i fylkestingets møter. Fylkesrådsleder har også møte- og talerett i andre fylkeskommunale organer. Fylkesrådsleder kan la ett av de andre fylkesrådsmedlemmene utøve denne retten på sine vegne. Ansvarlig fylkesråd har rett til å delta i møter i fylkeskommunale organer når organet behandler saker som hører inn under dennes ansvarsområde. Møte- og taleretten gjelder ikke når fylkestinget eller dets organer behandler saker som gjelder organisering av fylkestinget eller organets egen virksomhet, samt møter i kontrollutvalget.

3.5 Møteledelse

Møter i fylkestinget ledes av fylkesordføreren eller fylkesvaraordføreren. Andre politiske organer ledes av den som er valgt som leder.

Møteleder skal sørge for å holde god orden i møtesalen. Møteleder skal se til at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret. Hvis tilhørerne ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møteleder vise ut denne eller disse tilhøreren/e.

3.6 Åpne eller lukkede møter

Møtene i fylkestinget og komiteene er åpne. Organet kan vedta at en sak skal behandles for lukkede dører når vilkårene etter kommuneloven er oppfylt.

Forhandlinger om at en sak skal unntas offentlighet foregår for lukkede dører hvis møtelederen krever det, eller fylkestinget/organet vedtar det. En avstemming om eventuell lukking av et møte holdes i åpent møte.

3.7 Fjernmøter

Møter i folkevalgte organ skal som hovedregel gjennomføres som fysiske møter, men fjernmøter kan gjennomføres i særskilte tilfeller. Leder for det aktuelle organet gis myndighet til å avgjøre om det skal gjennomføres fjernmøte, og det skal fremgå av innkallingen dersom det er et fjernmøte.

Et møte som skal lukkes etter kommunelovens § 11-5 andre ledd, kan ikke holdes som fjernmøte.

3.8 Åpning av møtet

Ved møtets åpning gjennomføres det et opprop. Møteleder redegjør for innmeldte forfall. Er det minste lovlige antall til stede, erklærer møteleder møtet satt. Under møtet kan ingen av representantene forlate møtet uten innvilget permisjon fra møteleder.

Representanter og vararepresentanter som møter etter oppropet, melder seg til møteleder før de finner plassen sin.

Ved møtets begynnelse spør møteleder om noen av representantene har spørsmål til sin habilitet i forbindelse med noen av sakene som skal behandles i møtet. Organet selv avgjør om noen er inhabile (se punkt 3.3)

3.9 Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke står på sakslisten

Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller organet har vedtatt å utsette behandlingen.

Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som står på sakslisten.

Alle medlemmer kan rette forespørsler til møteleder i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten. Møteleder kan overlate til andre å besvare forespørslene. Organet kan behandle saker som ikke er nevnt i sakslisten, med mindre møteleder eller en tredel av representantene motsetter seg dette.

3.10 Ordning av debatten. Talernes rekkefølge

Møteleder leser opp sakens tittel og nummer.

Ved behandling av saker i fylkestinget forberedt av en komité, redegjør saksordfører, i saker med saksordfører, for komiteens innstilling. Mindretallet kan redegjøre for eventuelt alternativt forslag. Forslag som er innsendt og som ikke kommer frem av innstillingen distribueres før debatten starter.

Møteleder spør om noen vil ha ordet og avgjør rekkefølgen på talelisten.

Møteleder kan utenom denne rekkefølgen gi ordet til ansvarlig fylkesråd for saken.

I debatten bør ingen ha ordet mer enn to ganger. Talerne kan få ordet til saksopplysning, korreksjon eller oppklaring av misforståelse dersom møteleder tillater det. Møtelederen kan tillate replikkordskifte, med inntil 2 replikker for hvert innlegg. En replikk og svaret på denne kan ikke være på mer enn ett minutt hver.

Før debatten i en sak er begynt og mens debatten pågår, kan fylkestinget vedta at taletiden skal begrenses.

3.11 Debatten

Taleren skal rette sine ord til møteleder, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg til saken som debatten gjelder. Møteleder skal se til at det blir gjort.

Upassende eller fornærmende adferd eller tale er ikke tillatt, og skal påtales av møteleder dersom dette skulle forekomme.

3.12 Møtelederens rolle under debatten

Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å oppklare misforståelser fra talerens side.

Vil møtelederen delta i debatten, overlates ledelsen av forhandlingene til nestleder.

3.13 Forslagsrett for organets medlemmer

Organets medlemmer og møtende varamedlemmer kan fremsette forslag til vedtak i saker som står på sakslisten.

Forslag skal være skriftlige og påført forslagstillers navn og parti. Forslag skal utformes slik de skal lyde i vedtaks form. Forslag og vedtak i folkevalgte organer skal så langt som mulig være selvforklarende.

Forslaget skal leveres til møteleder før debatten er avsluttet. Forslag som fremmes i møtet skal også leveres skriftlig. 

Partier som er representert i en fylkestingskomité, oppfordres til å fremme eventuelle forslag til fylkestinget under behandlingen i komiteen.
 

3.14 Sak tas opp til avstemning

Når debatten er slutt, tar møteleder saken opp til avstemning. Etter at saken er tatt opp til avstemning, skal det ikke lengre være debatt eller fremsettes nye forslag.

Representanter som er til stede i salen når saken tas opp til avstemning har rett og plikt til å stemme. Ved valg og vedtak om ansettelse kan det stemmes blankt.

Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, fremsetter møteleder forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Debatten om dette skal kun omhandle avstemningsspørsmålet.

Det gjelder særskilte regler for avstemning i budsjettsaker. Dersom ingen av de fremsatte budsjettforslagene får flertall ved første avstemning, skal det foretas alternativ votering mellom de to forslagene som fikk flest stemmer.

3.15 Prøveavstemning

Før endelig avstemning i en sak kan organet vedta prøveavstemninger.

3.16 Stemmemåten

Avstemningen gjennomføres på en av disse måtene: 

1. Ved stilltiende godkjenning, eller når ingen uttaler seg mot et forslag som møteleder setter frem med spørsmål om noen stemmer mot. 
2. Ved stemmetegn, når møteleder oppfordrer de representantene som er for, eller imot, et forslag om å vise det. 
3. Ved stemmesedler uten underskrift. Denne avstemningsmåten kan kun brukes ved valg og ved ansettelse. To medlemmer som møteleder oppnevner til det, teller opp stemmene.   

3.17 Representantforslag, interpellasjoner og skriftlige spørsmål

Representanter som vil ta initiativ til politisk debatt om aktuelle problemstillinger og sette viktige saker på dagsorden i fylkestinget kan gjøre det på følgende måter:

1. Fylkestingsrepresentanter kan fremme representantforslag som gjelder fylkeskommunens virksomhet for fylkestinget. I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag med samme innhold som et tidligere representantforslag, eller med samme innhold som en sak som tidligere er behandlet av fylkestinget eller et av deres organer, jf. kommuneloven § 10-9. Representantforslaget føres opp på sakslisten til forretningsutvalget, og oversendes den relevante komiteen for behandling. Komiteen avgir deretter en innstilling til fylkestinget. Er det behov for utredning, kan komiteen foreslå at forslaget sendes til fylkesrådet for utredning der. Representanter fra ulike partier kan gå sammen om representantforslaget, men en enkelt representant kan også fremme en sak alene. Representantforslag skal behandles i fylkestinget senest seks måneder etter de er sendt til fylkesordfører.
2. Interpellasjoner kan bare omhandle én sak som naturlig hører inn under fylkeskommunens ansvarsområde, og som ikke står på sakslisten til fylkestinget. Interpellasjoner brukes om spørsmål gjeldende større og politisk viktige saker. Interpellasjoner skal være mottatt av fylkesordføreren senest kl. 09.00 ni virkedager før fylkestingets møtedag. I tilfelle flere representanter ønsker å ta opp samme problemstilling, vil den representanten som først leverte interpellasjonen til fylkesordfører, få mulighet til å fremme interpellasjonen. Interpellasjoner som skal besvares av fylkesrådet, oversendes straks til fylkesrådets leder.
   
   Taletiden ved behandling av en interpellasjon er inntil 5 minutter for interpellanten og inntil 5 minutter for den som svarer på interpellasjonen. Det er i tillegg mulighet til inntil 30 minutters debatt i forbindelse med interpellasjonen. Taletiden under debatten settes til inntil tre minutter per innlegg. Med unntak for interpellanten og den som svarer, kan ingen ha ordet mer enn én gang. Interpellanten og den som svarer, kan ha ordet to ganger utenom selve interpellasjonen og svaret – første gang inntil tre minutter og andre gang inntil ett minutt.
   Interpellanten har mulighet til å fremme et forslag til vedtak om oversendelse av interpellasjonen til fylkesrådet for vurdering og eventuell oppfølging.
   
   Forslag som fremmes i forbindelse med fylkestingets behandling av interpellasjonen kan ikke avgjøres i møtet, dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg dette.
3. Spørretime. I hvert fylkesting er det en spørretime.
   
   Representantene kan stille korte spørsmål til fylkesrådets medlemmer, hvert spørsmål kan vare inntil to minutter. Den ytre rammen for spørretimen er 2 timer. Hvert parti gis en minstetid, resten av tiden fordeles forholdsmessig av fylkesordfører. Gruppeleder fordeler taletiden på sine medlemmer.
   
   Taletiden for fylkesrådsmedlemmenes første svar etter et hovedspørsmål er to minutter, ellers er taletiden ett minutt. Etter svaret har spørreren rett til å få ordet én gang. Møteleder kan gi andre representanter ordet én gang om den saken som ble tatt opp i spørsmålet. Et fylkesrådsmedlem har rett til å få ordet etter hvert innlegg av en representant. Møteleder kan også gi ordet til andre fylkesrådsmedlemmer.
4. Fylkestingets representanter kan sende skriftlige spørsmål til fylkesrådet om alle saker som hører inn under fylkeskommunens ansvarsområde/virkeområde. Spørsmålene skal besvares skriftlig, normalt innen én uke. Spørsmål og svar skal gjøres tilgjengelig for de andre fylkestingsrepresentantene.

3.18 Mistillitsforslag, kabinettspørsmål og saksbehandling

Mistillitsforslag mot fylkesrådet eller en fylkesråd kan fremsettes i fylkestinget av fylkestingets medlemmer og møtende varamedlemmer.

Forslaget skal behandles i neste møte med mindre to tredeler av de møtende krever avstemning i samme møte.

Er mistillit vedtatt, eller dersom fylkesrådet blir nedstemt i fylkestinget i sak hvor det er reist kabinettspørsmål, det vil si at rådet har satt sin stilling inn på et bestemt voteringsresultat, skal nytt fylkesråd dannes. Fylkesordfører har ansvar for at fylkesråd dannes ved å utpeke en fylkesrådslederkandidat som antas å ha størst oppslutning i fylkestinget.

Fylkesrådet som fratrer sitter midlertidig til nytt fylkesråd er utpekt. I denne perioden skal fylkesrådet ikke ta nye politiske initiativer og det skal begrense seg til løpende forretninger.

3.19 Føring av møtebok - møtets slutt

Fylkestinget og komiteene fører møtebok.

I møteboka føres opplysninger om innkallingen, møtested og tid, møtende representanter, forfall og møtende vararepresentanter. Det skal fremgå hvem som har deltatt i behandlingen av hver sak.

Av møteboka skal gangen i forhandlingene komme fram, og at vedtak fattes formelt riktig. Sakene føres i den rekkefølge de er oppført på sakskartet, og slik at det kommer fram hva saken gjelder.

Av møteboka skal forslag, avstemningsresultat, merknader som følger saken og fylkestingets vedtak komme fram.

Representantene kan be om protokolltilførsler. Disse skal ikke ha et krenkende eller upassende innhold.

Fylkestinget velger tre representanter som godkjenner møteboka.

Fylkesordføreren skal legge til rette for at fylkestingets vedtak, samt behandlingen av interpellasjoner blir gjort digitalt og offentlig tilgjengelig tidligst mulig etter at behandlingen i fylkestinget har funnet sted.