9.1 Kommunen
Kommunen som har mottatt søknaden, kontrollerer om:
- Søker har rett til å motta tilskudd
- Prosjektet er innenfor formålet med ordningen
- Kulturarenaen har fått tilskudd fra denne ordningen tidligere
- Det er opprettet anleggsnummer i det nasjonale saksbehandlingssystemet for ordningen
- Fremdriftsplan og budsjett er realistisk
- Søknadssum utgjør maksimalt 1/3 av totalkostnad for prosjektet. NB! Totalkostnad for de elementene som er berettiget til tilskudd
- Søker har lagt inn nødvendige vedlegg
Kommunen kan be søker om ytterligere opplysninger og dokumentasjon dersom noe skulle mangle.
Videre skal kommunen: - Vurdere søknaden og sette status til i orden eller ikke i orden i saksbehandlingssystemet
- Skrive en uttalelse til behovsvurderingen som er gjort i søknaden
- Prioritere søknadene, dersom det er flere enn én søknad fra kommunen. Kommunen avgjør selv om det skal være politisk eller administrativ behandling av prioriteringen
- Overføre søknadene til fylkeskommunen innen fristen, gjennom saksbehandlersystemet for ordningen
- Sende et oversendelsesbrev til Akershus fylkeskommune, med prioritering, og kort redegjørelse for kommunens behandling av søknadene
9.2 Fylkeskommunen
Fylkeskommunen behandler søknadene, og setter opp en prioritert liste over godkjente søknader.
Det som står under punkt «1. Formål» i disse retningslinjene, samt øvrige føringer i politisk plattform og fylkeskommunens regionale planer er førende for den prioriteringen fylkeskommunen gjør når midlene skal fordeles.
Prioriteringen gjøres etter en samlet vurdering, hvor blant annet følgende kriterier inngår:
- Gjentatt søknad (for prosjekt som har fått deltilsagn året før) vil bli prioritert.
- Søknader med søknadssum på hundre tusen kroner eller mindre vil tillegges vekt.
- Kommunenes prioriteringslister, ved flere søknader fra samme kommune vil tillegges vekt.
- Arenaer hvor barn og unge skal oppleve og delta i kunst og kulturaktiviteter vil bli prioritert.
- I hvilken grad arealene det søkes om brukes til produksjon/øving og formidling av kunst og kultur, (bruksfrekvens til kulturaktivitet i forhold til annen bruk, for eksempel skole).
Fylkeskommunen behandler sak om fordeling, og søker vil få tilsendt brev om tilsagn eller avslag, med informasjon om mulighet til å klage på vedtaket. Kommunen skal motta kopi av svarbrevet.
9.3 Hva skjer videre med søknaden
Dersom prosjektet får avslag på søknaden med begrunnelse om at det ikke er nok midler, kan man søke igjen neste år. Da er det viktig at søknaden fornyes på Lokale kulturarenaer – Anleggsregisteret.no.
Dersom søknaden avslås med begrunnelse at fylkeskommunen ikke ønsker å støtte dette prosjektet, eller at fylkeskommunen har gitt nok midler, trenger du ikke søke igjen.
Dersom du har fått et deltilsagn med begrunnelse at du kan søke igjen til neste år, er det viktig at du legger inn gjentatt søknad på søknadsportalen og redegjør dersom det er endringer eller avvik fra tidligere innsendt søknad, for eksempel nytt prosjektbudsjett eller ny finansieringsplan.