Retningslinjer for kunstforvaltning i Viken fylkeskommune

4.1 Rådsområde for kultur og mangfolds ansvar

Rådsområde kultur og mangfold, ved Seksjon kulturutvikling skal gi kunstfaglig rådgiving i alle spørsmål som angår kunstverk i Viken fylkeskommunes kunstsamling. For eksempel faglig rådgivning ved behov for konservering/restaurering, innramming, lån, montering, frakt,
håndtering av avvik og omplassering og lagring av kunstverk som tilhører kunstsamlingen.

Seksjon kulturutvikling skal utarbeide og distribuere instrukser for drift og vedlikehold av den utplasserte kunsten.

Seksjon kulturutvikling kan på bakgrunn av kunstfaglig vurdering, igangsette tiltak eller prosjekter for konservering og restaurering av kunstverk, samt igangsette tiltak eller prosjekter som gjelder oppdatering og/eller ny formidling og kuratering av kunstsamlingen.

Seksjon kulturutvikling kan på bakgrunn av kunstfaglig vurdering avgjøre at et kunstverk inndras eller omplasseres dersom verkets tilstand, plassering, sikring eller andre forhold krever det, (se punkt 5.7, 8.1 og 8.2)

Seksjon kulturutvikling har ansvar for at kunsten i Viken fylkeskommune er registrert og at registeret holdes oppdatert. Seksjonen skal lage rutiner for virksomhetenes årlige rapportering om status tilknyttet kunsten som er utplassert, (se punkt 7). Seksjon kulturutvikling skal påse at ethvert kunstverk er identifisert med og merket med verkets registreringsnummer. Seksjon kulturutvikling har ansvaret for at kunstverk skiltes i tråd med åndsverkloven.

4.2 Ansvar ved fylkesadministrative lokasjoner

Med fylkesadministrative lokasjoner menes de tre fylkeshusene/administrasjonssentrene i Drammen, Oslo og Sarpsborg, samferdsels fire lokasjoner på Bryn, Lillestrøm, Moss og Drammen/Pir 7, samt andre lokasjoner for fylkesadministrasjonen.

Forvaltningsansvaret for kunstsamlingen ved fylkesadministrasjonen følger driftsansvaret ved lokasjonene, og hver lokasjon har ansvar for å forvalte kunsten som er utplassert hos seg. Dette innebærer å ivareta, holde oversikt og kontroll, og føre jevnlig tilsyn av kunstverkene. Dette omfatter enkeltverk, bygningsintegrert kunst og utendørskunst.

Fylkeshusene skal ha egnede lokaler for mellomlagring av kunstverk fra Viken fylkeskommunes kunstsamling (se punkt 5.2).

Det skal være en ansvarlig kontaktperson ved hver lokasjon som har ansvar for årlige rapporteringer knyttet til kunsten som er utplassert, og som sørger for at retningslinjene for kunstforvaltning ivaretas (se punkt 7.1).

Se også punkt 4 Ansvar for forvaltning av kunstsamlingen.

4.3 Viken Eiendoms ansvar

Viken Eiendom skal i forbindelse med ombygginger eller lignende kontakte seksjon kulturutvikling for kunstfaglig rådgiving før prosjektet igangsettes, for å sikre forsvarlige kunstfaglige tiltak i tråd med åndsverkloven. Det skal alltid lages en plan i samarbeid med seksjon kulturutvikling.

Seksjon kulturutvikling avgjør om det er behov for å innhente ekstern ekspertise. Kostnader knyttet til dette dekkes av ombyggingsprosjektet.

Dersom prosjektet medfører at kunst må flyttes, tildekkes, mellomlagres, fjernes eller omplasseres skal det lages en plan for forsvarlig håndtering av kunsten. Kostnadene knyttet til dette dekkes av ombyggingsprosjektet (se punkt 5.6).

Se også punkt 4 Ansvar for forvaltning av kunstsamlingen.

4.4 Viken Samferdsels ansvar

Rådsområdet samferdsel har det løpende ansvaret for å ta vare på, samt holde oversikt og kontroll over kunstverk som inngår i samferdselsprosjekter. Kunsten omfatter selve objektet og området rundt.

Forvaltningsansvaret innebærer å vedlikeholde kunstverket gjennom renhold, reparasjon og indre utbedringstiltak. Ansvaret innebærer også å skjøtte området rundt kunstverket gjennom vegetasjonsrydding og fjerning av søppel.

Avdeling for samferdselsplanlegging og forvaltning (samferdselsplanlegging) har en rådgivende og koordinerende funksjon for rådsområdet samferdsel, og er hovedkontakt mot seksjon kulturutvikling. Samferdselsplanlegging skal ha en ansvarlig kontaktperson som har ansvar for årlig rapportering, og som sørger for at retningslinjene for kunstforvaltning ivaretas.

Avdeling for drift og vedlikehold har det økonomiske ansvaret for å vedlikeholde kunstverket med omgivelser. Kostnadene tilknyttet større utbedringer eller skader av kunstverket, må bekostes av Rådsområdet samferdsel og fordeles til den aktuelle avdeling (se punkt 8.1).

Til hvert kunstverk vil det bli utarbeidet en instruks som redegjør for hvordan kunstens skal ivaretas og som gir retningslinjer for drift og skjøtsel av kunsten med omgivelser. Ved behov kan instruksen vedlegges driftskontrakten.

Skjøtsel og vedlikehold av kunst i samferdselsanlegg inngår i de ordinære driftskontraktene. For noen kunstverk er det behov for en mer detaljert beskrivelse av vedlikehold utover det som er omfattet av prosesskodene. Dette vil bli beskrevet i eget vedlegg. Avdelingen for drift og vedlikehold har også ansvaret for å utbedre skader på kunstverket som følge av ulykker eller hærverk. Avdeling for drift og vedlikehold skal innen en frist hvert år ha oversikt over tilstand og hvilke kunstverk som har behov for utbedringer.

Seksjon kulturutvikling skal sørge for å gjennomføre evalueringsmøter med kontaktpersonen ved avdeling for samferdselsplanlegging og forvaltning. Samferdselsplanlegging vil i forkant avholde et møte med avdeling drift og vedlikehold for å gjennomgå status og eventuelle behov for mer omfattende tiltak.

Ved oppføring av nye kunstverk, skal seksjon kulturutvikling involveres på et tidligst mulig stadium.

Se også punkt 4 Ansvar for forvaltning av kunstsamlingen.

4.5 Viken kollektivterminaler FKFs ansvar

Viken kollektivterminaler har et løpende ansvar for å ta vare på, samt holde oversikt og kontroll over all bygningsintegrert kunst, utendørskunst og enkeltverk tilknyttet sine administrasjonslokaler, kollektivterminaler, parkeringsplasser, bussholdeplasser og så videre.

Forvaltningsansvaret innebærer ansvar for vedlikehold av kunstverket gjennom renhold, fjerning av tagging/håndtering av hærverk, utbedring av andre skader og ny innramming, i henhold til fylkeskommunens rutiner (se punkt 8-8.3).

Viken kollektivterminaler har ansvaret for kostnadene tilknyttet ombygginger eller lignende som medfører at kunst må flyttes, mellomlagres eller omplasseres.

Viken kollektivterminaler skal årlig rapportere på status for kunsten etter gjeldende rutiner, og ha en ansvarlig kontaktperson som har ansvar for at retningslinjene for kunstforvaltning følges (se punkt 7.1).

Se også punkt 4 Ansvarsroller.

4.6 Øvrige kollektivknutepunkts ansvar

Ved utplassering av kunstverk til øvrige kollektivknutepunkt skal det foreligge egne avtaler. Dette gjelder Fornebubanen med flere.

4.7 Virksomhetenes ansvar

Under punkt 4.7 henvises virksomhet til videregående skoler, tannklinikker, fagskoler, folkehøgskoler og andre virksomheter som driftes av Viken fylkeskommune.

Virksomheten har ansvar for å forvalte kunsten som er utplassert hos seg. Dette innebærer å ivareta, holde oversikt og kontroll, og føre jevnlig tilsyn av kunstverkene. Dette omfatter enkeltverk, bygningsintegrert kunst og utendørskunst. (se punkt 8-8.3).

Forvaltningsansvaret innebærer ansvar for vedlikehold i henhold til fylkeskommunens rutiner. Ved nye kunstprosjekter vil det medfølge en drift og vedlikeholdsplan som er nærmere beskrevet i Retningslinjer for Viken fylkeskommunes kunstordning – innkjøp av kunst og kunst i offentlige rom.

Virksomheten skal årlig rapportere på status for kunsten etter gjeldende rutiner (se punkt 7.1).

Virksomheten skal ha en ansvarlig kontaktperson, som sørger for at retningslinjene for kunstforvaltning følges.

Se også punkt 4 Ansvar for forvaltning av kunstsamlingen.