Retningslinjer for Viken fylkeskommunes kunstordning

4.1 Innkjøpskomite

Alle kunstprosjekt med en budsjettsum under 200 000 kroner gjennomføres av ansvarlig administrativ enhet uten kunstutvalg, men med en mindre innkjøpskomite. Innkjøpskomiteen ledes av ansvarlig administrativ enhet, og skal ha relevant medvirkning fra brukergruppe. 

4.2 Kunstutvalg

I alle kunstprosjekt med en budsjettsum over 200 000 kroner, nedsettes et kunstutvalg som består av:  

Fra Viken fylkeskommune:

• En brukerrepresentant fra virksomhetens ledelse (14)
• En representant for byggherre/utfører
• Kunstfaglig prosjektkoordinator fra ansvarlig administrativ enhet (15)

Eksterne deltagere:

• Prosjektets arkitekt/landskapsarkitekt
• Eventuelt en ekstern kunstfaglig prosjektleder (kunstkonsulent) (16)  

Kunstutvalgets medlemmer skal ivareta sin rolle, og representere på vegne av sitt fagområde eller på vegne av en brukergruppe inn i utvalget. I tillegg til å ivareta roller, skal kunstutvalget ha kunstfaglig kompetanse enten fra ansvarlig administrativ enhet eller fra ekstern konsulent. Sammen skal kunstutvalget koordinere kunstprosjektet med byggeprosjektet og virksomhetens øvrige drift, og holde hverandre gjensidig orientert underveis. Kunstutvalget ledes av kunstfaglig prosjektkoordinator fra ansvarlig administrativ enhet, eventuelt av ekstern kunstkonsulent etter avtale.

Representantenes deltagelse i kunstutvalget dekkes ikke av kunstbudsjettet, med unntak av eventuell bruk av ekstern kunstkonsulent. 

4.3 Kunstkonsulent

I prosjekter med et kunstbudsjett større enn 800 000 kroner, skal det benyttes ekstern kunstkonsulent. I mindre prosjekter er det ansvarlig administrativ enhet som, i samråd med byggherre, avgjør om det skal benyttes ekstern kunstkonsulent (17). 

Kunstkonsulenten er en person med kunstfaglig kompetanse på masternivå, primært en profesjonell utøvende kunstner med prosjektledererfaring. Ved spesielt store prosjekter kan det utnevnes 2 kunstkonsulenter, eventuelt en assisterende kunstkonsulent i mentorordning (18). Kunstkonsulenten, og eventuelt assisterende kunstkonsulent, bør enten være bosatt eller ha sitt virke/organisasjonsnummer registrert i Viken fylkeskommune, eller på annen måte ha en sterk relasjon til Viken.  

Det er ansvarlig administrativ enhet som, i samråd med byggherre, rekrutterer kunstkonsulent. Rekrutteringen skal skje gjennom åpne utlysninger. I oppnevningen av kunstkonsulent skal det tas hensyn til mangfold i bred forstand, for å sørge for kompetanseheving for det visuelle kunstfeltet i Viken og rekruttering av nye stemmer. Det skal, så langt det er mulig, ikke benyttes samme kunstkonsulent i en periode på 2 år (19).

Kunstkonsulenten har et særlig ansvar for den kunstfaglige kompetansen i prosjektet, og skal bistå oppdragsgiver i arbeidet med å gjennomføre kunstprosjektet. Kunstkonsulenten tilser at alle praktiske og tekniske oppgaver i kunstprosjektet defineres og løses.  Arbeidet skal gjennomføres etter gitte forutsetninger og føringer, som budsjett og retningslinjer, og skal koordineres med byggeprosjektet.  

Kunstkonsulenten har et særskilt ansvar for å følge opp kunstners arbeid frem til ferdigstilling, levering og godkjenning. Kunstkonsulenten skal, i samråd med kunstutvalget, utarbeide en kunstplan, som er nærmere beskrevet i punkt 5. Når kunstplanen er godkjent av kunstutvalget, har kunstkonsulenten ansvar for den faglige og praktiske gjennomføringen av kunstprosjektet.    

Kunstkonsulenten skal, i samråd med ansvarlig administrativ enhet, innkalle til møter i kunstutvalget, føre referat og sørge for at nødvendige dokumenter er tilgjengelig for kunstutvalget. Kunstkonsulenten skal også administrere og tilrettelegge for prekvalifiseringer, konkurranser, utarbeide konkurransegrunnlag og gjennomføre eventuelle innkjøp av kunst i samarbeid med kunstutvalget.

Kunstkonsulenten har et særlig ansvar for å bidra til god kommunikasjon med alle involverte og for å sikre fremdrift i prosjektet.    

Kunstkonsulenten har ansvar for løpende kontakt med og oppfølging av engasjerte kunstnere under prosessen, og holder kunstutvalget og kunstneren nødvendig informert om forhold som gjelder prosjektet.  Kunstkonsulenten sørger for avholdelse av overtakelsesforretning med ferdigstilt prosjekt innen gitte tidsfrister.

Kunstkonsulenten inngår kontrakt med byggherre, og honoreres etter Statens honorarsatser for kunstkonsulenter (20) , innenfor et kontraktfestet budsjett som står i forhold til kunstprosjektets størrelse og omfang. Kunstkonsulenten utfører en tjeneste som er omfattet av Lov om merverdiavgift (merverdiavgiftsloven), og skal fakturere med moms.

Dersom det oppstår uforutsette situasjoner som gjør at kunstprosjektet kanselleres eller utsettes, skal kunstkonsulenten honoreres for medgått arbeid og kontrakten oppheves. ​